Niniejszy regulamin określa warunki akredytacji oraz zasady działania wolontariuszy podczas Wydarzenia Hikari 2025 i stanowi uzupełnienie ogólnego regulaminu konwentu.
Wolontariuszem jest każda osoba, która świadczy usługi na rzecz Organizatora w ramach Wydarzenia Hikari 2025. Wolontariusz musi mieć ukończone 15 lat w dniu rozpoczęcia wydarzenia i podpisać umowę wolontariacką z Organizatorem.
Zgłoszenia Wolontariuszy przyjmowane są do 31.07.2025 r. na podstawie formularza dostępnego na stronie https://hikari.pl/. Formularz pozostanie otwarty do rozpoczęcia konwentu. Zgłoszenia Wolontariuszy wysłane po 31.07.2025 r. będą trafiały na listę rezerwową.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany daty końcowej przyjmowania zgłoszeń. W przypadku zmiany, Organizator dokona niezwłocznej aktualizacji informacji na swojej stronie internetowej oraz poinformuje wszystkich potencjalnych Wolontariuszy o zmianie za pomocą środków komunikacji, takich jak media społecznościowe, czy poprzez korespondencję mailową.
Informacja na temat wyniku rekrutacji zostanie ogłoszona do 09.08.2025 r. W momencie otrzymania wyniku rekrutacji należy w ciągu tygodnia potwierdzić swoją obecność na wydarzeniu.
Wolontariusze mają prawo do zwrotu opłaty akredytacyjnej bądź wejścia bez jej uiszczenia.
O przyjęciu Wolontariusza decyduje Organizator.
Wolontariusz zobowiązuje się do: a. zapoznania się z planem budynku, planami ewakuacji oraz programem wydarzenia, b. stawienia się we wskazanym miejscu i czasie w celu wykonania przydzielonych zadań, c. wykonywania starannie zadań zleconych przez Organizatora, z zachowaniem przepisów BHP, d. używania wyznaczonej identyfikacji wizualnej w trakcie wykonywania czynności związanych z funkcją Wolontariusza, e. informowania Organizatora w wypadku wystąpienia sytuacji nieprzewidzianych.
Wolontariuszy obowiązuje regulamin ogólny wydarzenia, chyba że Organizator określi inaczej. Złamanie regulaminu wydarzenia może skutkować rozwiązaniem umowy wolontariackiej i konsekwencjami przewidzianymi w regulaminie wydarzenia.
Ponadto, Wolontariuszowi zabrania się: a. noszenia identyfikacji wizualnej innych konwentów oraz organizacji fanowskich w trakcie wykonywania czynności związanych z funkcją Wolontariusza, b. spożywania alkoholu oraz przyjmowania substancji psychoaktywnych w koszulce funkcyjnej na terenie Konwentu i poza nim, aż do momentu zakończenia wydarzenia.
Wolontariusz ma prawo do: a. zwrotu opłaty akredytacyjnej po wykonaniu swoich obowiązków, b. wyżywienia i noclegu w miejscu wyznaczonym przez Organizatora, c. nieograniczonego dostępu do atrakcji konwentu poza godzinami swojego dyżuru, d. zwrotu kosztów poniesionych na skutek wykonywania polecenia Organizatora.
W sprawach nieujętych w regulaminie, decydujące zdanie należy do Organizatora Konwentu.
Skargi, uwagi i wnioski przyjmowane są pod adresem [email protected]